مراحل انجام ممیزی داخلی


یکی از الزامات مهم در استانداردهای ایزو، موضوع ممیزی داخلی است که سازمان باید در فواصل زمانی برنامه ریزی شده نسبت به انجام ممیزی داخلی اقدام کند.
همانطور که استانداردهای ایزو مانند ایزو9001 یاIATF الزام کرده اند، افرادی واجد صلاحیت باید اقدام ها مربوط به ممیزی داخلی را انجام دهند و یکی از موارد مهم، گذراندن آموزش ممیزی داخلی و دریافت گواهینامه است.

تدوین چک لیست ممیزی داخلی:
از اولین اقدام هایی که لازم است برای ممیزی داخلی انجام شود، تدوین چک لیست ممیزی داخلی است. لازم است براساس مستندات و فرآیندهای سازمان و بندهای استاندارد، چک لیستی تهیه شود که در آن سوالها و موارد مورد ممیزی مشخص شده باشد.
این چک لیست راهنمایی است برای ممیزین داخلی که بتوانند تمام موارد را ممیزی کنند و در خلال ممیزی موردی از قلم نیفتد.

برنامه ریزی ممیزی:
ممیزین داخلی، پیش از ممیزی باید برنامه ریزی لازم برای انجام ممیزی داخلی را تهیه کنند. این برنامه ریزی شامل برنامه ریزی بلند مدت و طرح ممیزی است. در برنامه ممیزی مشخص می شود که در چه ماه هایی از سال کدام بخش ها ممیزی می شوند و در طرح ممیزی زمان و ساعت دقیق ممیزی، معیارهایی که بر مبنای آن ممیزی انجام میشود، فرد ممیز و اطلاعات حزئی آورده می شود.
این طرح ممیزی در اختیار واحدها قرار می گیرد تا آنها از زمان دقیق ممیزی واحد خودشان اطلاع داشته باشند و آماده باشند.

اجرای ممیزی داخلی:
بر اساس طرح ممیزی و با توجه به ساعت هایی که مشخص شده است، ممیزی آغاز می شود. معمولاً توصیه می شود یک جلسه افتتاحیه و اختتامیه در ممیزی داشته باشید که این موارد بیشتر در ممیزی های صدور گواهینامه انجام می شود، اما در ممیزی داخلی هم می شود این جلسات را داشت.
در جلسه افتتاحیه، می توان به مدیران واحدها کلیات ممیزی را گفت، با آنها یک بار دیگر زمان را هماهنگ کرد و کلیات و جزئیات ممیزی داخلی را با آن ها مرور کرد.
مسیر ممیزی براساس برنامه ریزی و طرح ممیزی شروع می شود و ممیزها به سراغ واحدها می روند و براساس چک لیست های ممیزی، سوالات مربوطه را می پرسند و مدارک و مستندات هر واحد را بررسی می کنند.
در خلال این بررسی ها لازم است که در چک لیست ممیزی مشاهدات ثبت شود. بعنوان مثال “فرم اقدام اصلاحی به تاریخ 1397/06/20

جمع بندی گزارش ها:
در انتهای ممیزی داخلی لازم است تیم ممیزی داخلی نسبت به جمع بندی گزارش ها و عدم انطباق ها اقدام کند و همه موارد به صورت یکپارچه تنظیم شوند.
عدم انطباق واحدها بصورت مجزا دسته بندی می شوند.
معمولاً این گزارش در جلسه اختتامیه و با حضور مدیران واحدها ارائه می شود و گزارش عدم انطباق های هر واحد به آنها ارائه می شود و با هماهنگی واحد مربوطه، زمانی را برای اصلاح موارد و عدم انطباق ها تعیین می کنیم.

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.